Struttura organizzativa nelle PMI: perché resta quella dei primi anni anche quando l’azienda cresce

La struttura organizzativa nelle PMI raramente viene progettata. Si forma da sola, un pezzo alla volta, seguendo le esigenze del momento: serve qualcuno in magazzino e si assume; il titolare non ce la fa più e sposta una parte del lavoro sulla persona di cui si fida di più.

Lunedì abbiamo visto come si manifesta la disorganizzazione aziendale che arriva con la crescita: tutto passa dal titolare, i ruoli si sovrappongono, le decisioni aspettano. Oggi la domanda è un’altra: perché la struttura resta indietro, anche in aziende dove tutti lavorano tanto e bene?

Quasi mai è cattiva volontà: è un meccanismo, e si ripete simile in settori diversi.

Le quattro ragioni per cui la struttura organizzativa nelle PMI resta ferma

• Cresce per aggiunte, non per disegno
  Ogni nuova persona viene inserita dove serve in quel momento. Nessuno si chiede come cambia il resto: si aggiunge un pezzo, ma il disegno complessivo resta quello di quando si era in sei.
• I ruoli sono costruiti sulle persone
  “Se ne occupa Marco” vale finché c’è Marco. Le responsabilità seguono chi è bravo o disponibile, non quello che serve all’azienda, e i ruoli e le responsabilità definiti restano un’intenzione.
• Il titolare resta il punto di raccordo
  All’inizio era naturale che tutto passasse da lui. Con la crescita nessuno ha mai deciso il contrario, e l’azienda dipendente dal titolare nasce così: per abitudine, non per scelta.
• Nessuno ha il compito di ridisegnarla
  La produzione ha un responsabile, le vendite pure. La struttura no. È un lavoro che non appartiene a nessuno, e quindi non lo fa nessuno.

Perché nessuno se ne accorge in tempo

Ognuno di questi meccanismi, preso da solo, sembra ragionevole. Il problema è la somma: dopo qualche anno l’azienda ha una forma che nessuno ha scelto.

E siccome il cambiamento è lento, ci si adatta. Si lavora di più, si fanno più telefonate, si aggiunge un controllo. È lo stesso motivo per cui si fermano i progetti di miglioramento che restano un lavoro in più senza responsabile: quello che non ha un proprietario viene sempre dopo.

Il punto non è avere un organigramma più elegante. È che la struttura deve cambiare quando cambia l’azienda.

👉 La struttura resta indietro perché nessuno è incaricato di farla crescere.

👉 Più si aspetta, più la forma dell’azienda dipende dalle persone e non dai ruoli.

Se nessuno ha il compito di guardare la struttura, l’organizzazione resta ferma all’ultima volta che qualcuno ci ha pensato, spesso anni fa.

Se vuoi capire quanto la tua struttura è al passo con la tua azienda, puoi partire dal test di autovalutazione.

Oppure puoi prenotare una call gratuita con Roberto Fontana per capire dove la tua organizzazione è rimasta indietro.

I segnali di una struttura organizzativa nelle PMI rimasta indietro

Alcuni segnali si riconoscono subito, anche senza guardare l’organigramma.

• Le responsabilità hanno il nome di una persona
  Quando qualcuno è in ferie, un intero pezzo di lavoro si ferma o torna al titolare.
• Due persone decidono sulla stessa cosa
  Le indicazioni arrivano da più parti e il doppio comando fra titolare e responsabili diventa la normalità.
• I capi reparto fanno gli operativi
  Sono stati promossi perché bravi, ma nessuno ha spiegato cosa cambia. I responsabili di reparto nelle PMI continuano a fare il lavoro di prima, con un titolo in più.
• L’ultimo assunto non sa a chi rispondere
  Entra in un’azienda dove le regole sono nella testa delle persone e impara per tentativi.

Il costo nascosto è il tempo. Ogni decisione che risale al titolare, ogni passaggio che dipende da una persona sola, è un’attesa. Moltiplicata per venticinque persone e per tutti i giorni dell’anno, diventa la differenza fra un’azienda che cresce e una che fatica.

C’è anche un costo meno visibile: le persone migliori si stancano di lavorare dove la responsabilità non è chiara, e i problemi di struttura vengono scambiati per problemi di persone.

Come rimettere la struttura al passo con l’azienda

Il metodo completo lo vedremo venerdì. Alcuni principi però valgono da subito, perché agiscono proprio sulle cause.

• Partire dalle responsabilità, non dalle persone
  Prima si decide cosa serve all’azienda, poi chi se ne occupa.
• Dare un nome a chi guarda la struttura
  Anche solo due volte l’anno, qualcuno deve chiedersi se la forma dell’azienda è ancora quella giusta.
• Rivedere la struttura a ogni soglia di crescita
  Un nuovo reparto o dieci persone in più sono il momento di ripensare i livelli, non solo di aggiungere posti.
• Togliere al titolare il ruolo di raccordo
  Le decisioni ricorrenti vanno spostate dove nasce il problema, con una delega efficace e non con un incarico a voce.
• Scrivere quello che oggi è implicito
  Chi decide cosa e chi risponde a chi: messo su carta, anche in un semplice organigramma, si vede subito dove la struttura non regge.

Sono principi semplici, ma con loro la struttura smette di essere un accumulo e torna a essere una scelta.

👉 Una struttura organizzativa si progetta, non si accumula.

👉 Chi la guarda con regolarità evita di doverla rifare da capo.

Mercoledì allargheremo lo sguardo all’evoluzione dell’organizzazione: cosa deve cambiare a dieci, venticinque e cinquanta persone. Venerdì vedremo come ristrutturare senza fermare l’azienda, evitando gli errori più comuni nell’organizzazione delle PMI.

Rivedere la struttura organizzativa nelle PMI non è un progetto da grande azienda: è il modo per evitare che la crescita diventi fatica.

Se vuoi capire dove la tua struttura è rimasta indietro, possiamo fare una prima analisi insieme.

👉 Prenota una call gratuita con Roberto Fontana e vediamo come far crescere l’organizzazione insieme all’azienda.