Tensioni nel team operativo: perché non si risolvono da sole

Chi guida l’azienda tende ad aspettare.

Si dice che sono cose fra adulti, che passeranno, che in fondo il lavoro esce lo stesso.

Ma un attrito fra due persone che devono passarsi il lavoro ogni giorno non è una questione privata: è un pezzo di processo che si è inceppato, quasi sempre nel punto in cui ruoli e responsabilità non sono mai stati scritti nero su bianco.

E i processi inceppati non si sistemano da soli: si stabilizzano.

• Le informazioni smettono di circolare
  Chi non si parla non avvisa, e il problema arriva a valle quando è troppo tardi per rimediare.
• I confini diventano muri
  Ognuno si chiude nel proprio pezzo e difende il proprio perimetro, invece di guardare il risultato finale.
• Le decisioni salgono
  Quello che si risolveva fra colleghi finisce sul tavolo del titolare, che diventa l’arbitro di tutto.
• Le persone migliori si stancano
  Chi lavora bene si stufa prima degli altri di un clima teso, ed è anche chi trova un’alternativa più in fretta.

Nessuno di questi effetti si presenta come un conflitto.

Si presentano come lentezza, come errori che tornano, come persone che se ne vanno.

Per questo l’origine resta invisibile e si continua a intervenire sui sintomi, di solito convocando le persone una alla volta invece di affrontare il conflitto quando è ancora piccolo.

👉 Un attrito che dura da mesi non è un problema di caratteri.

👉 È quasi sempre un problema di regole del gioco poco chiare.

Se manca chiarezza su chi fa cosa, nessun richiamo alla collaborazione regge a lungo.

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I segnali delle tensioni nel team operativo

Le tensioni non si annunciano.

Si riconoscono da comportamenti che sembrano dettagli e che invece sono molto regolari.

• Le richieste fra reparti passano per iscritto anche quando basterebbero due parole, perché nessuno vuole restare scoperto.
• Nelle riunioni si parla al passato e si cercano responsabili, invece di decidere cosa fare la settimana prossima.
• Alcune persone vengono sistematicamente escluse dalle informazioni, e nessuno lo dice apertamente.
• Lo stesso problema torna ogni mese e ogni volta viene attribuito a un reparto diverso.

Il costo nascosto non è la discussione accesa: è il lavoro doppio che serve a compensare la mancanza di fiducia.

Sono le verifiche in più, i giri di conferma, i materiali fermi in attesa di un via libera che nessuno vuole dare per primo. Quasi sempre il punto in cui si accumula è lo stesso in cui la comunicazione fra reparti si inceppa nei passaggi.

Come far emergere le tensioni prima che diventino un danno

Non serve un intervento sui caratteri delle persone.

Serve rimettere mano alle condizioni in cui quelle persone lavorano insieme.

• Definire chi decide cosa, così nessuno deve conquistarsi lo spazio ogni giorno.
• Fissare un momento fisso di coordinamento fra i reparti che si passano il lavoro, con un ordine del giorno corto.
• Rendere i passaggi di consegne verificabili, così un errore si vede subito e non diventa un sospetto.
• Parlare del problema quando è piccolo, in privato e sui fatti, non davanti al gruppo e non dopo mesi.
• Chiedere alle persone come sta andando prima che siano loro a doverlo dire, e farlo con regolarità.

Sono cose semplici, ma vanno tenute nel tempo: la prima settimana funzionano quasi sempre, il valore vero si vede dal terzo mese.

Conta anche il modo in cui si parla: descrivere fatti e bisogni invece di attribuire intenzioni è il principio su cui si regge la comunicazione nonviolenta, e in reparto funziona molto meglio di un richiamo generico alla collaborazione.

👉 Gli attriti non si eliminano: si fanno emergere presto.

👉 Un’azienda sana non è quella senza attriti, è quella dove gli attriti durano poco.

Si parte da due abitudini che costano poco: riunioni in cui si decide invece di lamentarsi e feedback dati con continuità e non solo quando qualcosa va storto.

Questa settimana il tema è stato ripreso da altri tre angoli: da dove nascono davvero gli attriti fra chi si passa il lavoro, perché l’attrito non è un problema di carattere ma di organizzazione e le quattro mosse da mettere in pratica già da lunedì mattina.

Se il quadro tocca più reparti e non due persone, i nostri servizi di consulenza organizzativa per PMI partono esattamente da qui.

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